Dienstleistungscontrolling: Mit Business Intelligence Mitarbeiter stärken und Prozesse optimieren

"Mit QlikView können die Mitarbeiter in den Fachabteilungen eigenständig tiefere Analysen der ERP-Daten auf Tabellenebene vornehmen – etwa um die Prozessabläufe zu überwachen oder sich sehr schnell einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen zu verschaffen.", sagt Sabrina Frotzsche, Referentin für Controlling der Schleupen AG.

Business Intelligence bietet zunehmend ein wichtiges Fundament für Dienstleistungscontrolling und hilft Unternehmen so, die Eigenständigkeit der Mitarbeiter und den Nutzwert der Daten im Unternehmen zu erhöhen – wie das Fallbeispiel der Ettlinger Schleupen AG demonstriert.

Die Schleupen AG mit Sitz in Ettlingen hat sich für die Business Intelligence Lösung QlikView entschieden, und deren Implementierung innerhalb von vier Wochen im Unternehmen umgesetzt. Aktuell wird QlikView von rund 50 Mitarbeitern genutzt. Der Datenzugriff erfolgt analog der im ERP-System hinterlegten Berechtigung, die sich an den einzelnen Kostenstellen orientiert. Wird die Kostenstellenzuordnung der Mitarbeiter im ERP-System modifiziert, erfolgt eine automatische Anpassung in QlikView.

 

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Abrufbar sind unter anderem Informationen zur Gestaltung der Mitarbeitereinsatzplanung und -auslastung. Dazu werden über das Cockpit Fragen nach der Produktivität, dem Verhältnis zwischen Planung und Zeitrückmeldung sowie nach Art und Umfang der erbrachten Leistungen – wie Garantie, Wartung, oder Kulanz – beantwortet. Abgebildet wird zudem der Umsatz nach  Kriterien wie Arbeitstagen oder Ressourcengruppe und Ressource als Basis für die Zahlung von Provisionen.

“Wie hat sich der Auftragseingang entwickelt?”

Schleupen realisierte zudem ein Cockpit für die Themen Auftragsbestand und Auftragseingang. ‘Wie hat sich der Auftragseingang in den letzten Monaten entwickelt?’ oder ‘Wie ist er im Vergleich zum letzten Jahr?’ sind typische Fragestellungen, die durch QlikView beantwortet werden. Über das Cockpit werden außerdem Informationen zur Zusammensetzung von Umsatz, Auftragsbestand und -eingang nach Produktarten und -gruppen, Verkäufern, Ressourcen, Märkten, Kampagnen, Kostenstellen und Verkaufsaufträgen abgebildet.

Auch für Vertragsanalysen ist bei Schleupen ein QlikView-basiertes Cockpit im Einsatz. „Des Weiteren haben wir noch ein Cockpit speziell für unser ERP-Team, um die Datenqualität im Quellsystem zu überprüfen und bei Bedarf zu optimieren“, erklärt Sabrina Fritzsche. Sie ist Referentin für Controlling bei der Schleupen AG. „Bei den Mitarbeitern kommt QlikView sehr gut an“, berichtet sie.

„Wir haben vor ein paar Wochen eine Umfrage durchgeführt, um zu erfragen, wie hoch die Zufriedenheit mit der neuen Analyseanwendung ist. Die Rückmeldungen sind positiv. Auf die Frage, welchen Eindruck die Mitarbeiter von der Lösung insgesamt haben, vergaben zum Beispiel 27 Prozent die Schulnote ‘sehr gut’ und 68 Prozent die Note ‘gut’. Die Frage, ob sie mit QlikView Erkenntnisse gewinnen können, die früher nicht oder nicht so einfach verfügbar waren, beantworteten 82 Prozent mit ‚ja‘.“

Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit QlikView

„Die größten Vorteile von QlikView liegen für uns in der hohen Verarbeitungsgeschwindigkeit und in seiner Flexibilität was Auswertungen betrifft. Wird eine zusätzliche Dimension benötigt, ist das binnen weniger Minuten realisierbar. Wir können jetzt beliebig Filter setzen und erhalten sofort die geänderten Zahlen“, freut sich Fritzsche. „Durch Drill-down- bzw. Drill-through-Funktionen können die Mitarbeiter unterschiedlich tief in ihre Daten abtauchen. Die Abbildung der Daten erfolgt in den Cockpits, sowohl in Tabellen- als auch in Diagrammform. So ist gewährleistet, dass die Mitarbeiter die Daten in der für sie benötigten Form dargestellt bekommen und so in der Lage sind, diese auch zu nutzen.“

Vorteile liegen klar auf der Hand

Insgesamt liegen die Vorteile von QlikView klar auf der Hand: Mitarbeiter haben dank der einfachen Handhabung von Qlik-Applikationen mehr Zeit für andere Aufgaben. Der Nutzwert von Informationen hat sich erhöht, und durch die tiefergehende Analysen sind Mitarbeiter in der Lage, mehr Erkenntnisse aus den Daten zu ziehen. „Mit QlikView können die Mitarbeiter in den Fachabteilungen eigenständig tiefere Analysen der ERP-Daten auf Tabellenebene vornehmen – etwa um die Prozessabläufe zu überwachen oder sich sehr schnell einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen zu verschaffen. Dazu waren vorher mehrere zeitaufwendige Reports notwendig“, fügt Fritzsche hinzu. (qlik/iovolution)

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