Auch wenn die Digitalisierung in aller Munde ist, so scheint sie noch nicht angekommen. Denn jedes vierte Unternehmen hat noch keine Akte digitalisiert. Dennoch gibt es einen klaren Trend und der hat Gründe.

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Auch wenn die Digitalisierung in aller Munde ist, so scheint sie noch nicht angekommen. Denn jedes vierte Unternehmen hat noch keine Akte digitalisiert. Dennoch gibt es einen klaren Trend und der hat Gründe.

Immer mehr deutsche Unternehmen verzichten auf Papier. Das zeigt der Digital Office Index 2018 – eine repräsentative Befragung von 1.106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern des Digitalverbands Bitkom. Ein Drittel der Unternehmen gibt demnach an, die eigenen Papierakten mittlerweile zumindest teilweise digitalisiert zu haben. Weitere 39 Prozent haben zumindest schon neuere Papierakten digitalisiert. Lediglich jedes vierte Unternehmen hat noch keine einzige Papierakte eingescannt.

Physische Akten rückläufig

Allerdings ist dieser Anteil rückläufig: 2016 sagten noch 31 Prozent, dass bis zu diesem Zeitpunkt in ihrem Unternehmen noch keine einzige Papierakte digitalisiert worden war. „Wir sehen eine langsame Kehrtwende in den deutschen Büros“, sagt Nils Britze, Bitkom-Referent Digitale Geschäftsprozesse. „Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente birgt zentrale Vorteile für Unternehmen, etwa die schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen, Kosteneinsparungen sowie die Schonung der Umwelt.“

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In jedem dritten Unternehmen wird heute zudem weniger ausgedruckt als noch vor einem Jahr. Bei den Großkonzernen ist es sogar bereits knapp die Hälfte, die zusehends auf Ausdrucke verzichtet. 46 Prozent der Unternehmen geben an, gleich viel auszudrucken als noch vor einem Jahr, bei 19 Prozent sind es sogar mehr ausgedruckte Dokumente. „Digitale Dokumente sparen nicht nur Druck- und Versandkosten in Unternehmen. Sie erleichtern oft auch die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter am selben Dokument und ermöglichen den Zugriff von unterwegs, per Smartphone, Tablet oder Laptop“, so Britze.

Überwiegende Vorteile - dennoch viel zu tun

Lediglich sechs Prozent aller Unternehmen (2016: 11 Prozent) geben an, dass 100 Prozent ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse noch papierbasiert ablaufen. 19 Prozent meinen, dass sie zu circa 75 Prozent papierbasiert arbeiten. Vier von zehn Unternehmen schätzen, dass die Hälfte der Prozesse papierbasiert ablaufen. In knapp drei von zehn Unternehmen wird noch maximal zu 25 Prozent papierbasiert gearbeitet. Bei den großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern sind es sogar rund vier von zehn Unternehmen (38 Prozent), die nur noch maximal zu 25 Prozent mit Papier arbeiten.

Auch wenn die Zahlen der Studie eine klare Tendenz aufweisen, so besteht noch immer viel Digitalisierungspotential. Die Vorteile in Sachen Mobilität und Materialverbrauch sprechen für sich: Jederzeit und von überall mit anderen an einem Dokument arbeiten zu können, dabei Materialkosten zu senken und die Umwelt zu schonen ist erstrebenswert und dient dem Prestige. (bitkom/iovolution)

Weitere Informationen:

Interessierte können sich am 22. November in Berlin auf der vom Bitkom zum zweiten Mal veranstalteten „Digital Office Conference“ über die Top-Trends rund um das digitale Büro informieren. Die Digital Office Conference 2018 findet als eigenständige Veranstaltung im Rahmen der Smart Country Convention im CityCube Berlin statt.

Die Teilnehmer haben dadurch die Möglichkeit, von 20. bis 22. November an einem Ort zeitgleich alles zur Digitalisierung des Public Sectors zu erfahren.  Mit dem Smart Country Convention-Ticket erhalten Sie kostenlosen Zugang zur Digital Office Conference. Tickets gibt es hier noch bis 30. September 2018 kostenlos.

 

Alle Informationen zur #SCCON18 und mehr zur Digital Office Conference 2018 gibt’s hier.

Der Ergebnisbericht zum zweiten Digital Office Index (DOI) kann hier heruntergeladen werden:

 

Bitkom Digital Office Index 2018

Hinweis zur Methodik:

Die Angaben basieren auf dem Bitkom Digital Office Index 2018 , einer repräsentativen telefonischen Unternehmensbefragung, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter von 1.106 Unternehmen aller Branchen mit einer Größe ab 20 Mitarbeitern in Deutschland befragt. Die Fragestellungen lauteten: „Wie hoch ist der Anteil Ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse, die papierbasiert ablaufen?“, „Inwiefern haben Sie Ihre Papierakten bereits digitalisiert?“ und „Werden in Ihrem Unternehmen heute eher mehr oder weniger digitale Dokumente ausgedruckt als noch vor einem Jahr?“