Versinken IT-Abteilungen von Finanzdienstleistern in ihrem eigenen Berichtswesen? Zudem eignen sich klassische Reports wenig zur Lösung von Geschäftsproblemen. Dabei können sie mit drei Kriterien ein perfektes Berichtswesen einrichten.

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Wann macht ein Bericht für Geschäftsentscheidungen Sinn? Drei Kriterien, die helfen darüber zu entscheiden, ob ein Report tatsächlich nötig ist. 

Bei manchen Experten gelten die Tontafeln von Tartaria in Transsylvanien (ihr Alter wird auf 5500–5300 v. Chr. datiert) als die ältesten Schriftfunde der Menschheit. Doch bereits seit ihrer Entdeckung durch eine Forschergruppe unter Leitung des Archäologen Nicolae Vlassa im Jahre 1961 ist eine Kontroverse entfacht: Wie alt sind die drei Tafeln tatsächlich? Was bedeuten ihre Symbole? Handelt es sich um Fälschungen?

 

Nun sind Archäologen für ihre fachlichen Kontroversen bekannt – allerdings sind sie da nicht allein. Nach langjähriger Erfahrung im Bereich Business Intelligence und Analytics kenne ich solche Debatten nur zu gut. Im Grunde genommen sind die Tontafeln auch nichts anderes als unser Reporting heutzutage, nur in einem anderen Format.

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Wenn das Berichtswesen ausufert

Wenn es darum geht, Antworten zu bekommen, fragen die meisten Geschäftsnutzer nach Information in Form von Berichten oder Dashboards. Und das zu Recht. Beide Formate haben sich als effiziente Tools im Umgang mit numerischen Daten bewiesen. Es ist allerdings nicht ungewöhnlich, dass das Berichtswesen in vielen Unternehmen ausufert, um die verschiedenen Bedürfnisse der Geschäftsnutzer zu befriedigen. Eine solche Ausuferung ist der Sache aber nicht unbedingt dienlich, denn von den vielen Berichten und Dashboards werden nur wenige wirklich regelmäßig genutzt. Die meisten sind nur leichte Abwandlungen, und oftmals beziehen sich verschiedene Berichte auf die gleichen Daten, nur dass sie unterschiedliche Begriffe verwenden. Wird die Richtigkeit der Daten aus irgendeinem Grund angezweifelt, endet dies meist damit, dass ein neuer, „besserer“ Bericht erstellt wird. Je nach Komplexität können dann Tage oder Wochen ins Land gehen, bevor dieser bessere Bericht vorliegt. In den meisten Fällen sind es die leitenden Angestellten, die zuerst von den Datenanalysten bedient werden. Das verhindert jedoch nicht, dass zu dem Zeitpunkt, an dem das Reporting vorliegt, dieses bereits wieder veraltet ist und ein neues angefordert wird.

Analyse sollte der Wertschöpfung dienen, nicht

dem Reporting

Sie können noch so leistungsfähig sein, im Grunde genommen sind Berichte und Dashboards nur ein Mittel zur Darstellung von Daten oder komplexen Datensätzen. Bei manchen kunstvollen Berichten wird dann schon mal vergessen, dass es bei jeglicher Daten- oder Analyse-Initiative eigentlich vor allem darauf ankommen sollte, ob sie helfen, ein Geschäftsproblem zu lösen. Echte Wertschöpfung kann nur dann gelingen, wenn die richtigen Informationen zur richtigen Zeit den richtigen Personen zur Verfügung stehen. Reporting als solches ist dafür nicht unbedingt notwendig.

Obwohl das offensichtlich ist, wird die Anforderung einer Berichtserstellung nur selten in Frage gestellt. Die folgenden drei Kriterien können dabei helfen zu entscheiden, ob ein Report tatsächlich nötig ist, ob man besser auf andere Formate setzt oder ob man getrost auf ihn verzichten kann: der Zeitwert einer Information, die Einmaligkeit einer Fragestellung und wo die Information gebraucht wird.

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Der Zeitwert von Information

Macht es Sinn, einen Report zu erstellen, wenn die darin enthaltene Information bald wertlos sein wird? Die Antwort lautet fast immer: Nein. Oder wie es der Informatiker und BI-Experte Bill Inmon formulierte: „Im Zentrum der Quantifizierung des Werts eines Entscheidungsunterstützungssystems steht die Vorstellung, dass, basierend auf ihrer ersten Verfügbarkeit, Informationen einen unterschiedlichen Wert haben.“ In anderen Worten, der Wert einer Information kann sich im Laufe der Zeit verringern.

 

Bei einer Kreditanstalt, die Kreditscores, Immobilienstandorte und Zinssätze überwacht, verringert sich der Wert nicht, wenn diese Information in regelmäßigen Intervallen überprüft wird. Tägliche oder monatliche Berichte oder Dashboards sind für dieses Szenario ideale Tools.

 

Aber nehmen wir einmal den Fall einer Wertpapierfirma. Unerwarteterweise entscheidet sich Großbritannien für den Brexit. Das Unternehmen muss sofort wissen, inwieweit es von britischen Wertpapieren abhängt. In diesem Fall ist es nicht so wichtig, dass ein Report oder Dashboard erstellt wird, da die Antwort auf diese Frage einen abnehmenden Wert hat. Vielmehr geht es darum, die Information so schnell wie möglich in einer ausreichenden ad hoc Darstellung den Entscheidungsträgern zukommen zu lassen.

Die Einmaligkeit einer Fragestellung

Als Nächstes muss die Wahrscheinlichkeit, wie oft die gleiche Fragestellung relevant sein wird, berücksichtigt werden. Das gibt einen guten Maßstab dafür, ob es sich lohnt, einen Report zu erstellen, oder nicht. 

 

Eine Supermarktkette verfügt zum Beispiel über zehn Zahlarten, zehn Niederlassungen, 1.000 Produkte und 10.000 Kunden. Geht man von möglichen Schnittpunkten an jedem Punkt aus, ergibt das eine Milliarde Permutationen. Jetzt müsste man noch eine Zeitdimension und mehr als eine Messung dazunehmen. Kein Unternehmen würde versuchen, einen Report für jeden potentiellen Schnittpunkt aufzusetzen. Aber jedes Unternehmen würde mindestens einen Vertriebsbericht erstellen.

 

Die Grauzone liegt dazwischen. Sollte die Kette einen Vertriebsbericht für jede Niederlassung erstellen? Möglicherweise.

 

Wie sieht es damit aus, den Vertrieb für jede Produktkategorie pro Niederlassung zu verfolgen? Vielleicht.

 

Wie sieht es aus mit dem Rückgang der Müsli-Verkäufe, vierter Gang, drittes Regal, in einer Niederlassung vor drei Tagen? Eher nicht, obwohl es solche Berichte trotzdem gibt.

 

In diesem Szenario, in dem Wissensarbeiter der gleichen Frage mit geringfügigen Abweichungen nachgehen müssen, sind fest definierte Berichte nicht ideal. Für die IT-Abteilung oder die Datenanalysten ist es unpraktisch, drei verschiedene Berichte zu definieren, damit der Gebietsverkaufsleiter herausfinden kann, welches die meistverkauften Produkte in der Niederlassung X am Montag, Mittwoch und Freitag waren. Search-basierte BI-Lösungen, die es Anwendern ermöglichen, jede datenbezogene Frage (wie zum Beispiel nach den meistverkauften Produkten in der Niederlassung X) einfach in die Suchleiste der Anwendung einzugeben, keine Analyse-Kenntnisse voraussetzen und eine Vielzahl an Fragen ermöglichen, wären in diesem Fall eine bessere Alternative.

Wo wird die Information gebraucht?

Wo sitzt der Mitarbeiter, der nach bestimmten Informationen fragt? Und was macht er genau? Sitzt er im Büro und geht seine E-Mails durch? Oder arbeitet er im Call-Center, wo er verschiedene Kunden unterstützt? Oder ist er im Außendienst tätig? Für die Büroarbeit eignet sich eine Reporting-Lösung ideal. Beim Call-Center sieht es wieder anders aus. Hier müssen die Mitarbeiter kontinuierlich auf Kundenanfragen reagieren und stehe unter Zeitdruck. Mit „Push“-Mitteilungen werden diese Büro-Arbeiter perfekt bedient.

Diese Mitteilungen führen den Call-Center-Mitarbeiter aktiv durch den “Daten-Dschungel” und zeigen Auffälligkeiten in den Daten auf. Derweil kann sich der Mitarbeiter auf seine Kernarbeit konzentrieren und trotzdem bessere, da datenbasierte Entscheidungen, treffen. Der Außendienst-mitarbeiter hingegen braucht akkurate Antworten auf einfache Fragen nach Produkten und Kosten, die ad hoc auf dem Smartphone oder dem Tablet angezeigt werden können.

„Jetzt können Führungskräfte aller Branchen ihre eigene Datenanalyse durchführen.“ Dieser Leitgedanke bringt die Lösungen von ThoughtSpot auf den Punkt. Das Technologie-Unternehmen bietet Business Intelligence-Such-Software an, die jedem Anwender im einem Unternehmen in Sekundenschnelle Antworten bietet.  

 

Mehr Informationen auf der Seite von Iodata unter: thoughtspot.com oder iodata.de/thoughtspot

 

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, wandelt sich kontinuierlich. Das Gleiche sollte auch für die Art und Weise gelten, wie wir Business Intelligence konsumieren. Heutzutage wandelt sich der Trend vom klassischen Reporting hin zum Datenmehrwert. Wer weiß, vielleicht ist das Ergebnis in 5000 Jahren, wenn die digitalen Archäologen unsere Firmen-„Tontafeln“ ausgraben, weniger umstritten als die Tontafeln von Tartari heute …

 

Der Autor des Gastbeitrags ist Christian Werling (LinkedIn-Profil). Er ist Regional Director D-A-CH bei ThoughtSpot.