Wann macht ein Bericht für Geschäftsentscheidungen Sinn? Drei Kriterien, die helfen darüber zu entscheiden, ob ein Report tatsächlich nötig ist.

Search Analytics: Es muss nicht immer ein Bericht sein

Beitrag teilen

Wann macht ein Bericht für Geschäftsentscheidungen Sinn? Drei Kriterien, die helfen darüber zu entscheiden, ob ein Report tatsächlich nötig ist. 

Bei manchen Experten gelten die Tontafeln von Tartaria in Transsylvanien (ihr Alter wird auf 5500–5300 v. Chr. datiert) als die ältesten Schriftfunde der Menschheit. Doch bereits seit ihrer Entdeckung durch eine Forschergruppe unter Leitung des Archäologen Nicolae Vlassa im Jahre 1961 ist eine Kontroverse entfacht: Wie alt sind die drei Tafeln tatsächlich? Was bedeuten ihre Symbole? Handelt es sich um Fälschungen?

Nun sind Archäologen für ihre fachlichen Kontroversen bekannt – allerdings sind sie da nicht allein. Nach langjähriger Erfahrung im Bereich Business Intelligence und Analytics kenne ich solche Debatten nur zu gut. Im Grunde genommen sind die Tontafeln auch nichts anderes als unser Reporting heutzutage, nur in einem anderen Format.

Wenn das Berichtswesen ausufert

Wenn es darum geht, Antworten zu bekommen, fragen die meisten Geschäftsnutzer nach Information in Form von Berichten oder Dashboards. Und das zu Recht. Beide Formate haben sich als effiziente Tools im Umgang mit numerischen Daten bewiesen. Es ist allerdings nicht ungewöhnlich, dass das Berichtswesen in vielen Unternehmen ausufert, um die verschiedenen Bedürfnisse der Geschäftsnutzer zu befriedigen. Eine solche Ausuferung ist der Sache aber nicht unbedingt dienlich, denn von den vielen Berichten und Dashboards werden nur wenige wirklich regelmäßig genutzt. Die meisten sind nur leichte Abwandlungen, und oftmals beziehen sich verschiedene Berichte auf die gleichen Daten, nur dass sie unterschiedliche Begriffe verwenden. Wird die Richtigkeit der Daten aus irgendeinem Grund angezweifelt, endet dies meist damit, dass ein neuer, „besserer“ Bericht erstellt wird. Je nach Komplexität können dann Tage oder Wochen ins Land gehen, bevor dieser bessere Bericht vorliegt. In den meisten Fällen sind es die leitenden Angestellten, die zuerst von den Datenanalysten bedient werden. Das verhindert jedoch nicht, dass zu dem Zeitpunkt, an dem das Reporting vorliegt, dieses bereits wieder veraltet ist und ein neues angefordert wird.

Analyse sollte der Wertschöpfung dienen, nicht dem Reporting

Sie können noch so leistungsfähig sein, im Grunde genommen sind Berichte und Dashboards nur ein Mittel zur Darstellung von Daten oder komplexen Datensätzen. Bei manchen kunstvollen Berichten wird dann schon mal vergessen, dass es bei jeglicher Daten- oder Analyse-Initiative eigentlich vor allem darauf ankommen sollte, ob sie helfen, ein Geschäftsproblem zu lösen. Echte Wertschöpfung kann nur dann gelingen, wenn die richtigen Informationen zur richtigen Zeit den richtigen Personen zur Verfügung stehen. Reporting als solches ist dafür nicht unbedingt notwendig.

Obwohl das offensichtlich ist, wird die Anforderung einer Berichtserstellung nur selten in Frage gestellt. Die folgenden drei Kriterien können dabei helfen zu entscheiden, ob ein Report tatsächlich nötig ist, ob man besser auf andere Formate setzt oder ob man getrost auf ihn verzichten kann: der Zeitwert einer Information, die Einmaligkeit einer Fragestellung und wo die Information gebraucht wird.

Der Zeitwert von Information

Macht es Sinn, einen Report zu erstellen, wenn die darin enthaltene Information bald wertlos sein wird? Die Antwort lautet fast immer: Nein. Oder wie es der Informatiker und BI-Experte Bill Inmon formulierte: „Im Zentrum der Quantifizierung des Werts eines Entscheidungsunterstützungssystems steht die Vorstellung, dass, basierend auf ihrer ersten Verfügbarkeit, Informationen einen unterschiedlichen Wert haben.“ In anderen Worten, der Wert einer Information kann sich im Laufe der Zeit verringern.

Bei einer Kreditanstalt, die Kreditscores, Immobilienstandorte und Zinssätze überwacht, verringert sich der Wert nicht, wenn diese Information in regelmäßigen Intervallen überprüft wird. Tägliche oder monatliche Berichte oder Dashboards sind für dieses Szenario ideale Tools.

Aber nehmen wir einmal den Fall einer Wertpapierfirma. Unerwarteterweise entscheidet sich Großbritannien für den Brexit. Das Unternehmen muss sofort wissen, inwieweit es von britischen Wertpapieren abhängt. In diesem Fall ist es nicht so wichtig, dass ein Report oder Dashboard erstellt wird, da die Antwort auf diese Frage einen abnehmenden Wert hat. Vielmehr geht es darum, die Information so schnell wie möglich in einer ausreichenden ad hoc Darstellung den Entscheidungsträgern zukommen zu lassen.

Die Einmaligkeit einer Fragestellung

Als Nächstes muss die Wahrscheinlichkeit, wie oft die gleiche Fragestellung relevant sein wird, berücksichtigt werden. Das gibt einen guten Maßstab dafür, ob es sich lohnt, einen Report zu erstellen, oder nicht. 

Eine Supermarktkette verfügt zum Beispiel über zehn Zahlarten, zehn Niederlassungen, 1.000 Produkte und 10.000 Kunden. Geht man von möglichen Schnittpunkten an jedem Punkt aus, ergibt das eine Milliarde Permutationen. Jetzt müsste man noch eine Zeitdimension und mehr als eine Messung dazunehmen. Kein Unternehmen würde versuchen, einen Report für jeden potentiellen Schnittpunkt aufzusetzen. Aber jedes Unternehmen würde mindestens einen Vertriebsbericht erstellen.

Die Grauzone liegt dazwischen. Sollte die Kette einen Vertriebsbericht für jede Niederlassung erstellen? Möglicherweise.

Wie sieht es damit aus, den Vertrieb für jede Produktkategorie pro Niederlassung zu verfolgen? Vielleicht.

Wie sieht es aus mit dem Rückgang der Müsli-Verkäufe, vierter Gang, drittes Regal, in einer Niederlassung vor drei Tagen? Eher nicht, obwohl es solche Berichte trotzdem gibt.

In diesem Szenario, in dem Wissensarbeiter der gleichen Frage mit geringfügigen Abweichungen nachgehen müssen, sind fest definierte Berichte nicht ideal. Für die IT-Abteilung oder die Datenanalysten ist es unpraktisch, drei verschiedene Berichte zu definieren, damit der Gebietsverkaufsleiter herausfinden kann, welches die meistverkauften Produkte in der Niederlassung X am Montag, Mittwoch und Freitag waren. Search-basierte BI-Lösungen, die es Anwendern ermöglichen, jede datenbezogene Frage (wie zum Beispiel nach den meistverkauften Produkten in der Niederlassung X) einfach in die Suchleiste der Anwendung einzugeben, keine Analyse-Kenntnisse voraussetzen und eine Vielzahl an Fragen ermöglichen, wären in diesem Fall eine bessere Alternative.

Wo wird die Information gebraucht?

Wo sitzt der Mitarbeiter, der nach bestimmten Informationen fragt? Und was macht er genau? Sitzt er im Büro und geht seine E-Mails durch? Oder arbeitet er im Call-Center, wo er verschiedene Kunden unterstützt? Oder ist er im Außendienst tätig? Für die Büroarbeit eignet sich eine Reporting-Lösung ideal. Beim Call-Center sieht es wieder anders aus. Hier müssen die Mitarbeiter kontinuierlich auf Kundenanfragen reagieren und stehe unter Zeitdruck. Mit „Push“-Mitteilungen werden diese Büro-Arbeiter perfekt bedient.

Diese Mitteilungen führen den Call-Center-Mitarbeiter aktiv durch den “Daten-Dschungel” und zeigen Auffälligkeiten in den Daten auf. Derweil kann sich der Mitarbeiter auf seine Kernarbeit konzentrieren und trotzdem bessere, da datenbasierte Entscheidungen, treffen. Der Außendienst-mitarbeiter hingegen braucht akkurate Antworten auf einfache Fragen nach Produkten und Kosten, die ad hoc auf dem Smartphone oder dem Tablet angezeigt werden können.

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, wandelt sich kontinuierlich. Das Gleiche sollte auch für die Art und Weise gelten, wie wir Business Intelligence konsumieren. Heutzutage wandelt sich der Trend vom klassischen Reporting hin zum Datenmehrwert. Wer weiß, vielleicht ist das Ergebnis in 5000 Jahren, wenn die digitalen Archäologen unsere Firmen-„Tontafeln“ ausgraben, weniger umstritten als die Tontafeln von Tartari heute …

 

Der Autor des Gastbeitrags ist Christian Werling (LinkedIn-Profil). Er ist Regional Director D-A-CH bei ThoughtSpot.

ThoughtSpot-Plattform kompakt vermittelt in YouTube-Videos​

Beitrag teilen

Wer oder was ist die Iodata GmbH?

Die digitale Transformation der Wirtschaft, die auch unter dem Begriff Industrie 4.0 diskutiert wird, ist ein Megatrend, der alle Arbeits- und Lebensbereiche durchdringt und sie verändert. Sie betrifft das Bildungssystem genauso wie das Gesundheitswesen, die Kommunen ebenso wie den Handel und selbstverständlich auch die industrielle Hochtechnologie, die das Herzstück des deutschen Standorts bildet. Umso wichtiger ist es, diese vielfältigen und dynamischen Entwicklungen der digitalen Transformation übersichtlich darzustellen und verständlich zu erklären. Wie wichtig dies ist, kennen wir aus unserer täglichen Arbeit bei der Iodata GmbH. Als Daten-Spezialisten strukturieren, analysieren und visualisieren wir Unternehmensdaten, damit das Management begründete und fundierte Entscheidungen treffen kann. Um die vielfältigen Entwicklungen der Digitalisierung zu beschreiben und zu verstehen, müssen ergänzend zu den quantitativen Daten auch qualitative Indikatoren beachtet werden. Denn heute blicken wir auf dem Fundament von Business Intelligence auf neue Herausforderungen: Smart Data, künstliche Intelligenz, autonome Fertigungsbetriebe, vernetzte Fabriken, Mensch-Roboter-Kollaborationen, predictive analytics, Internet der Dinge oder virtuelle Realitäten, um nur einige Highlights zu nennen. Iovolution.de ist daher nicht nur ein Online-Magazin, das sich an Entscheider aus Wirtschaft, Verbände, Politik und Wissenschaft wendet. Es ist eine Erweiterung des Angebots der Iodata GmbH: ein Instrument zur Trend- und Innovationsbeobachtung.

Wer oder was ist Qlik?

Qlik unterstützt Unternehmen auf der ganzen Welt, schneller zu reagieren und intelligenter zu arbeiten. Mit unserer End-to-End-Lösung können Sie das Potential Ihrer Daten maximal ausschöpfen und die Grundlagen für eine erfolgreiche Zukunft legen. Unsere Plattform ist die einzige auf dem Markt, die Ihnen uneingeschränkte Auswertungen ermöglicht, bei denen Sie sich ganz von Ihrer Neugier leiten lassen können. Unabhängig von seinem Kenntnisstand kann jeder echte Entdeckungen machen und zu konkreten geschäftlichen Ergebnissen und Veränderungen beitragen. Bei Qlik geht es um viel mehr als um Datenanalysen. Es geht darum, Menschen zu ermöglichen, die Erkenntnisse zu gewinnen, die echten Wandel vorantreiben. Dass wir beispielsweise Gesundheitssysteme beim Aufdecken von Abweichungen in der Versorgung unterstützen, damit sie Patienten erfolgreicher behandeln können. Einzelhändlern helfen, ihre Lieferketten transparenter zu machen und für einen ungehinderten Warenfluss zu sorgen. Oder durch Nutzung von Daten unseren Beitrag zur Bewältigung großer sozialer Probleme wie den Klimawandel zu leisten. Mit anderen Worten: Es geht uns darum, etwas zu bewirken. 

(C) iovolution.de - iodata GmbH 2020 in Zusammenarbeit mit futureorg Institut - Forschung und Kommunikation für KMU

Teilen mit: