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E-Invoicing: Die digitale Rechnungslösung lohnt sich

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Schnelligkeit, Verfügbarkeit, Flexibilität – diese Anforderungen müssen Unternehmen zunehmend auch im Rechnungswesen bewältigen. Bei der Digitalisierung in diesem Bereich hinkt Deutschland jedoch hinterher. Wie groß der Handlungsbedarf und auch das Potenzial der elektronischen Rechnungsverarbeitung ist, zeigt eine Studie des Fraunhofer IAO und der Comarch AG.

Bis 2020 soll E-Invoicing, also die elektronische Rechnungsstellung, in Europa zum Standard werden – so der Plan der Europäischen Kommission. Ab dem 27. November 2018 treten deshalb die Vorgaben der »Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung« in Kraft. Mit Blick auf die aktuellen Zahlen einer Studie des Fraunhofer IAO und der Comarch AG zum papierlosen Büro und E-Invoicing in Deutschland ist der Handlungsbedarf groß. Denn nur etwa die Hälfte der untersuchten Unternehmen haben schon über die Hälfte ihrer Rechnungen digitalisiert. Etwa ein Viertel setzt derzeit fast noch ausschließlich auf Papier.

Von Papierrechnungen zu E-Invoicing

Mit der Studie »E-Invoicing« wird der momentane Status in der Nutzung von elektronischer Rechnungsverarbeitung bei den 700 größten deutschen Unternehmen betrachtet. Es zeigt sich, dass von den befragten Unternehmen und Organisationen ca. ein Drittel noch keine Software zum E-Invoicing im Einsatz haben und über 24 Prozent aller Befragten in den nächsten fünf Jahren zum ersten Mal eine entsprechende Software einführen möchten. Die Haupthindernisse bei der Einführung liegen für die Unternehmen in mangelnden Ressourcen für den Auswahlprozess sowie in ihrer Befürchtung, dass die Geschäftspartner noch nicht so weit seien und somit Erwartungen an die Systemunterstützung nicht erfüllt werden können.

Doch der Trend geht eindeutig in Richtung der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Immer mehr Unternehmen arbeiten bereits mit Dienstleistern zusammen, um ihre aktuellen Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Ist ein Projekt initiiert, gilt es, die Lösung für alle Geschäftspartner (unabhängig von ihrer Größe) anzupassen bzw. auszubauen. In diesen Fällen liegt die Herausforderung in einem maßgeschneiderten Onboarding-Prozess, für den benutzerfreundliche Lösungen entwickelt werden müssen.

Lohnt sich E-Invoicing überhaupt?

Die Studie zeigt: E-Invoicing macht einen Unterschied. Denn der Umstand, wie schnell Informationen aus Rechnungen abgefragt oder Rechnungen bezahlt werden können, ist ein bedeutender Wettbewerbsvorteil, der in direkter Relation zum Umsatz gesetzt werden kann. Die Nutzung von elektronischen Rechnungen bzw. eines automatisierten, softwaregestützten Rechnungsworkflows kann einen entscheidenden Vorsprung verschaffen, da beispielsweise auch Bestellungen und Angebote schneller erstellt werden können. Dieser Zusammenhang gilt uneingeschränkt für alle Branchen und für alle Betriebsgrößen.

Doch auch der Umweltaspekt ist nicht zu vernachlässigen. Ressourcenschonend zu Arbeiten liegt im Trend, ist in Anbetracht der Entwicklungen rund um den Klimawandel gar notwendig. Schließlich bedeutet elektronische Rechnungen eine Reduktion im Papierverbrauch. Zudem spart es Platz und steht dem Unternehmen gut zu Gesicht, kann es sich doch selbst als Grün und Nachhaltig präsentieren. Somit bietet E-Invoicing Lösungen für diverse Probleme – entsprechend ist anzunehmen, dass es gängige Praxis wird. (fhi/iovolution)

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