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Digitales Büro: So langsam kommt es

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Kein Wunder! Unternehmen, die in ihren Büros mit Papier arbeiten, schaffen auch nicht den Einstieg in die digitale Transformation. Digitale Geschäftsmodelle und analoges Management passen nicht zusammen, so der Digitalverband Bitkom.    

Mit dem Einzug des Computers in die Büros kam die Vision eines papierlosen Büros auf. Das war in den 1970er Jahren. Fast 50 Jahre später ist die Büroarbeit ohne Computer nicht vorstellbar. Trotzdem dominiert die Papierarbeit. Dies gilt zumindest für mittelständische Unternehmen. „Im Mittelstand nutzen nur 11 Prozent der Unternehmen ein unternehmensweites ECM- oder DMS-System, bei den Großunternehmen sind es 81 Prozent“, sagt Jürgen Biffar. Er ist Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Digitalverband Bitkom. „Man könnte auch sagen: Der Mittelstand hat einen hausgemachten Wettbewerbsnachteil gegenüber den Großen wenn es um die digitale Transformation geht.”

Mittelständler wollen Papier verbannen

Allerdings wollen Mittelständler das Papier aus ihren Büros verbannen und setzen verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung. Fast jedes fünfte mittelständische Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen. Weitere acht Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management- (ECM) bzw. Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

„Das digitale Büro ist die Steuerzentrale der digitalen Transformation. Neue, digitale Geschäftsmodelle einerseits, ein analoges Management und Dokumente auf Papier andererseits, das passt nicht zusammen“, sagt Biffar. Aktuell herrscht im Mittelstand allerdings noch das analoge Büro vor. So nutzt gerade einmal jeder dritte Mittelständler eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 Prozent.

Cloud Computing als Türöffner für ECM und DMS

Nach Ansicht des Bitkom führt auch die technologische Entwicklung dazu, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. Wurden vor vier Jahren bei den mittelständischen Anwendern von ECM- oder DMS-Systemen noch in 95 Prozent der Fälle die Lösungen auf eigenen Rechnern mit entsprechendem Investitions- und Wartungsaufwand betrieben, so setzen heute nur noch 59 Prozent der Mittelständler auf diese Variante. 44 Prozent nutzen externes Hosting, etwa eine Private-Cloud-Lösung, 5 Prozent setzen auf eine Public-Cloud-Lösung – 2013 waren Cloud-Systeme mit gerade einmal 5 Prozent noch die absolute Ausnahme.

„Cloud Computing hat im Mittelstand den Durchbruch geschafft. Für die Anbieter von ECM- und DMS-Lösungen ist das eine riesige Chance, weil so die Einstiegshürden für die mittelständischen Kunden deutlichen sinken“, führt Biffar an. „Gleichzeitig ist es eine unternehmerische Herausforderung für die Anbieter, denn statt dem Lizenzverkauf, der gut kalkulierbare und höhere Einnahmen brachte, geht der Trend zu Mietmodellen und Software-as-a-Service.“

Die höchste Relevanz für den Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung haben für mittelständische Unternehmen aktuell die Themen IT- und Datensicherheit (92 Prozent), Connectivity (86 Prozent) – also die Integration der Systeme mit bestehenden Anwendungen – und die Usability (81 Prozent), also die Nutzerfreundlichkeit. Deutlich seltener genannt werden die Themen Teamarbeit (49 Prozent), Cloud Computing (40 Prozent) und Big Data bzw. Smart Data (39 Prozent). (bitkom/iovolution)

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