Dienstleistungscontrolling: Perfektes Einsatzgebiet für Business Intelligence

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Da Dienstleistungsunternehmen zumeist über einen erheblichen Datenbestand verfügen, bieten Business Intelligence-Lösungen viele Vorteile für ein Dienstleistungscontrolling. Wie das aussehen kann, demonstriert das Fallbeispiel der Schleupen AG, die innerhalb von nur vier Wochen eine BI-Lösung umsetzen konnte.

Dienstleistungsunternehmen produzieren im Gegensatz zu Industriebetrieben keine Ware im herkömmlichen Sinne. Ihr Output und Input sind oft nur schwer messbar. Trotzdem ist auch in der Dienstleistungswirtschaft Controlling sinnvoll. Auch wenn eine Quantifizierung anhand von produzierten Stücken nicht möglich ist, können, für die Unternehmenssteuerung wichtige, Kennzahlen ermittelt werden.

Was wird in einem Dienstleistungsunternehmen gemessen? Auch ein Dienstleistungsbetrieb produziert, und seine Dienstleistungen verursachen Produktionskosten. Hinzu kommt, dass viele Industrieunternehmen dazu übergehen, zu ihren Produkten zusätzliche Services, wie zum Beispiel Lizenzen, Wartung, Vermietung oder Beratungsleistungen anzubieten.

Kurz: ein Dienstleistungsunternehmen verfügt über großen Datenbestand, den es für Unternehmenssteuerung und -planung einsetzen kann und ist daher ein perfektes Einsatzgebiet für Business Intelligence-Lösungen. Wie ein solches Anwendungsszenario aussieht, zeigt das Fallbeispiel der Schleupen AG mit Sitz in Ettlingen, die seit über 40 Jahren erfolgreich in der IT-Branche tätig ist.

Dabei liegt der Fokus des Unternehmens auf der Versorgungswirtschaft und dem Thema Risikomanagement. Das Softwareangebot der Schleupen AG wird durch weitreichende IT-Services, von Servicedienstleistungen vor Ort über die Abwicklung einzelner Geschäftsprozesse bis zur Gesamtübernahme der kompletten IT-Infrastruktur, ergänzt. Das macht die Schleupen AG zu einem soliden und innovativen Unternehmen.

Bisher fehlten die wichtigsten Kennzahlen

Bisher bildete die Schleupen AG Auswertungen ihrer ERP-Daten für das Dienstleistungscontrolling über Microsoft Dynamics NAV ab. Ergänzend hierzu sollte nun eine Business-Intelligence-Software eingeführt werden. „Wir wollten den Mitarbeitern den Zugang zu für sie relevanten Informationen erleichtern – sowohl was die Abfragegeschwindigkeit betrifft, als auch hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit der Bedienoberfläche“, erläutert Sabrina Fritzsche, Referentin Controlling bei der Schleupen AG.

“Den Mitarbeitern fehlte die Möglichkeit, die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick über ein Cockpit sehen zu können. Wurde ein Filter versehentlich falsch gesetzt oder vergessen, musste der Bericht komplett neu aufgerufen werden – mit entsprechenden Wartezeiten. Hatten mehrere Mitarbeiter komplexere Berichte aufgerufen, konnte es zudem zu Performance-Einbußen im ERP-System kommen“, führt Fritzsche weiter aus.

Handlungsbedarf lag darüber hinaus bei der Erstellung von Berichten und bei der Visualisierung von Daten. Das Reporting sollte vereinfacht werden, um damit die IT- und Controllingabteilungen zu entlasten. Gleichzeitig sollten den Nutzern die Möglichkeit bekommen, Abfrageergbnisse als Tabellen oder Diagramme abzubilden. Darüber hinaus sollte es möglich sein, die bereits im ERP-System hinterlegten Berechtigungsstrukturen automatisch in BI-Lösung zu übernehmen. Soweit die Anforderungen an die  geplante Business Intelligence.

Vereinfachung von Reportings und Datenvisualisierung

„Überzeugt hat uns schließlich die Software QlikView“, bei der uns der geringe Programmieraufwand, die hohe Benutzerfreundlichkeit, die moderne Gestaltung und die intuitive Bedienbarkeit auf Endanwenderseite überzeugt haben”, so Sabrina Fritzsche. Die Guided-Analytics-Plattform QlikView unterstützt die schnelle Erstellung geführter, komplexer Applikationen und ermöglicht Anwendern uneingeschränkte Informationsauswertung nach dem Self-Service-Prinzip.

“Ausschlaggebend für unsere Entscheidung für QlikView war auch die professionelle Präsentation durch den Qlik-Elite-Solution-Provider Iodata, der sämtliche IT-spezifischen Fachfragen sicher beantworten konnte”, freut sich Controilling-Expertin Fritzsche. “Außerdem stimmte direkt die Chemie zwischen uns. Ein – wie ich finde – sehr wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit!“ Iodata ist ganzheitlicher Anbieter von BI-Lösungen und verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung im Projektgeschäft – davon die letzten zehn Jahre ausschließlich mit Qlik-Lösungen.

In vier Wochen bis zur Umsetzung

„Innerhalb einer Arbeitswoche wurde bei uns im Haus das Cockpit analog unseren Wünschen erstellt, dass wir dann eigenständig weiterentwickelt haben – wobei uns Iodata bei Fragen immer sehr schnell weitergehelfen konnte. Bereits nach vier Wochen stand ein produktiv nutzbares Cockpit zur Verfügung”, so Fritzsche. “Vom Auftaktworkshop bis zur Umsetzung erster Anforderungen und zum Start des Pilotbetriebs waren nur vier Wochen nötig.” Wie QlikView in der Praxis funktioniert, erfahren Sie im zweiten Teil unseres Fallbeispiels. (qlik/iovolution)

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