Digital Office Index 2018: So ‘papierlos’ sind Büros in Deutschland

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Auch wenn die Digitalisierung in aller Munde ist, so scheint sie noch nicht angekommen. Denn jedes vierte Unternehmen hat noch keine Akte digitalisiert. Dennoch gibt es einen klaren Trend und der hat Gründe.

Immer mehr deutsche Unternehmen verzichten auf Papier. Das zeigt der Digital Office Index 2018 – eine repräsentative Befragung von 1.106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern des Digitalverbands Bitkom. Ein Drittel der Unternehmen gibt demnach an, die eigenen Papierakten mittlerweile zumindest teilweise digitalisiert zu haben. Weitere 39 Prozent haben zumindest schon neuere Papierakten digitalisiert. Lediglich jedes vierte Unternehmen hat noch keine einzige Papierakte eingescannt.

Physische Akten rückläufig

Allerdings ist dieser Anteil rückläufig: 2016 sagten noch 31 Prozent, dass bis zu diesem Zeitpunkt in ihrem Unternehmen noch keine einzige Papierakte digitalisiert worden war. „Wir sehen eine langsame Kehrtwende in den deutschen Büros“, sagt Nils Britze, Bitkom-Referent Digitale Geschäftsprozesse. „Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente birgt zentrale Vorteile für Unternehmen, etwa die schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen, Kosteneinsparungen sowie die Schonung der Umwelt.“

In jedem dritten Unternehmen wird heute zudem weniger ausgedruckt als noch vor einem Jahr. Bei den Großkonzernen ist es sogar bereits knapp die Hälfte, die zusehends auf Ausdrucke verzichtet. 46 Prozent der Unternehmen geben an, gleich viel auszudrucken als noch vor einem Jahr, bei 19 Prozent sind es sogar mehr ausgedruckte Dokumente. „Digitale Dokumente sparen nicht nur Druck- und Versandkosten in Unternehmen. Sie erleichtern oft auch die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter am selben Dokument und ermöglichen den Zugriff von unterwegs, per Smartphone, Tablet oder Laptop“, so Britze.

Überwiegende Vorteile - dennoch viel zu tun

Lediglich sechs Prozent aller Unternehmen (2016: 11 Prozent) geben an, dass 100 Prozent ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse noch papierbasiert ablaufen. 19 Prozent meinen, dass sie zu circa 75 Prozent papierbasiert arbeiten. Vier von zehn Unternehmen schätzen, dass die Hälfte der Prozesse papierbasiert ablaufen. In knapp drei von zehn Unternehmen wird noch maximal zu 25 Prozent papierbasiert gearbeitet. Bei den großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern sind es sogar rund vier von zehn Unternehmen (38 Prozent), die nur noch maximal zu 25 Prozent mit Papier arbeiten.

Auch wenn die Zahlen der Studie eine klare Tendenz aufweisen, so besteht noch immer viel Digitalisierungspotential. Die Vorteile in Sachen Mobilität und Materialverbrauch sprechen für sich: Jederzeit und von überall mit anderen an einem Dokument arbeiten zu können, dabei Materialkosten zu senken und die Umwelt zu schonen ist erstrebenswert und dient dem Prestige. (bitkom/iovolution)

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