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Papierchaos: Es mangelt am Dokumenten-Management-System

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Die digitale Transformationen bietet immense Chancen im Bezug auf die Verwaltung und Nutzung von Daten zur zeit- und ortsunabhängigen Arbeit. Doch noch stellt dieser Wandel eine Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) dar.

Der Umgang mit Daten ist immer noch und immer wieder ein Erfolgsfaktor für Unternehmen. Mit der digitalen Transformation steigt nicht nur die Menge, sondern auch die Komplexität und der Wert von Daten. Die richtigen Informationen und Daten schnell, sicher und jederzeit auffinden zu können und verfügbar zu machen, diese verknüpfen und auswerten zu können, ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Auch die Sicherung und Archivierung von Daten kann entscheidend dazu beitragen, ob ein Unternehmen zukunftsfähig ist.

Die Befragten: Von Old School bis digitalisiert

In der Studie “Digitalisierung im Mittelstand – Dokumenten-Management-Systeme für KMUs” hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ermittelt, wie viele KMU Dokumenten-Management-Systeme (DMS) einsetzen und in welchen Bereichen diese Systeme Anwendung finden. Die Befragten, die ein DMS nutzen, schätzen insbesondere den schnellen Zugriff auf Informationen (58%), die ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit (39%), die bessere Qualität der Informationen (38%), die Sicherheit von Daten-/Informationsverlust (35%), die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren (32%), die Senkung von Aufwand und Kosten (31%) sowie die verbesserte Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (29%).

Die 65% der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne DMS auszukommen. Hier wird insbesondere eine mögliche Zeitersparnis für Archivierung und Suche als Vorteil gesehen. 25% der Befragten sind bereit, 20.000 € für die Einführung eines DMS Systems zu investieren. Mehr als 100.000 € würden nur 7% der Befragten investieren.

DMS erleichtern Verwaltungsaufwand massiv

“Die Studie bestätigt unsere Erfahrung aus Projekten, dass viele mittelständische Unternehmen DMS wollen und brauchen, es ihnen aber an Ressourcen für umfangreiche Analysephasen fehlt” resümiert Mirjana Stanisic-Petrovic, die das DMS-Zentrum am Fraunhofer IAO leitet. Dieses unterstützt KMU mit erprobten Vorgehensweisen und bewährten Methoden dabei, DMS in Unternehmen passgenau auszuwählen und einzuführen. (fh/iovolution)

Inhalt:

Informationen und Unterlagen müssen zunehmend immer öfter und schneller den unterschiedlichsten Personen zugänglich gemacht werden, das gilt in der Zwischenzeit auch für mittelständische Unternehmen. Auch hier gilt: Komplexe Cloudlösungen, schneller Datentransfer, gemeinsames Arbeiten ohne Rücksicht auf Zeitzonen oder den geografischen Standort – Daten und Informationen müssen jederzeit und überall zugänglich sein. Doch können diese Anforderungen von Unternehmen, ihren Verwaltungen und Mitarbeitern bewältigt werden? Und: Welchen Unterschied macht es, ob ein Unternehmen Informationen und Daten schnell, sicher und jederzeit verfügbar machen kann, und ergibt sich hier ein Wettbewerbsvorteil? 

Mehr Informationen: Digitalisierung im Mittelstand (PDF)

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Wer oder was ist die Iodata GmbH?

Die digitale Transformation der Wirtschaft, die auch unter dem Begriff Industrie 4.0 diskutiert wird, ist ein Megatrend, der alle Arbeits- und Lebensbereiche durchdringt und sie verändert. Sie betrifft das Bildungssystem genauso wie das Gesundheitswesen, die Kommunen ebenso wie den Handel und selbstverständlich auch die industrielle Hochtechnologie, die das Herzstück des deutschen Standorts bildet. Umso wichtiger ist es, diese vielfältigen und dynamischen Entwicklungen der digitalen Transformation übersichtlich darzustellen und verständlich zu erklären. Wie wichtig dies ist, kennen wir aus unserer täglichen Arbeit bei der Iodata GmbH. Als Daten-Spezialisten strukturieren, analysieren und visualisieren wir Unternehmensdaten, damit das Management begründete und fundierte Entscheidungen treffen kann. Um die vielfältigen Entwicklungen der Digitalisierung zu beschreiben und zu verstehen, müssen ergänzend zu den quantitativen Daten auch qualitative Indikatoren beachtet werden. Denn heute blicken wir auf dem Fundament von Business Intelligence auf neue Herausforderungen: Smart Data, künstliche Intelligenz, autonome Fertigungsbetriebe, vernetzte Fabriken, Mensch-Roboter-Kollaborationen, predictive analytics, Internet der Dinge oder virtuelle Realitäten, um nur einige Highlights zu nennen. Iovolution.de ist daher nicht nur ein Online-Magazin, das sich an Entscheider aus Wirtschaft, Verbände, Politik und Wissenschaft wendet. Es ist eine Erweiterung des Angebots der Iodata GmbH: ein Instrument zur Trend- und Innovationsbeobachtung.

Wer oder was ist Qlik?

Qlik unterstützt Unternehmen auf der ganzen Welt, schneller zu reagieren und intelligenter zu arbeiten. Mit unserer End-to-End-Lösung können Sie das Potential Ihrer Daten maximal ausschöpfen und die Grundlagen für eine erfolgreiche Zukunft legen. Unsere Plattform ist die einzige auf dem Markt, die Ihnen uneingeschränkte Auswertungen ermöglicht, bei denen Sie sich ganz von Ihrer Neugier leiten lassen können. Unabhängig von seinem Kenntnisstand kann jeder echte Entdeckungen machen und zu konkreten geschäftlichen Ergebnissen und Veränderungen beitragen. Bei Qlik geht es um viel mehr als um Datenanalysen. Es geht darum, Menschen zu ermöglichen, die Erkenntnisse zu gewinnen, die echten Wandel vorantreiben. Dass wir beispielsweise Gesundheitssysteme beim Aufdecken von Abweichungen in der Versorgung unterstützen, damit sie Patienten erfolgreicher behandeln können. Einzelhändlern helfen, ihre Lieferketten transparenter zu machen und für einen ungehinderten Warenfluss zu sorgen. Oder durch Nutzung von Daten unseren Beitrag zur Bewältigung großer sozialer Probleme wie den Klimawandel zu leisten. Mit anderen Worten: Es geht uns darum, etwas zu bewirken. 

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