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Die digitale Transformationen bietet immense Chancen im Bezug auf die Verwaltung und Nutzung von Daten zur zeit- und ortsunabhängigen Arbeit. Doch noch stellt dieser Wandel eine Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) dar.
Papierchaos: Es mangelt am Dokumenten-Management-System
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Die digitale Transformationen bietet immense Chancen im Bezug auf die Verwaltung und Nutzung von Daten zur zeit- und ortsunabhängigen Arbeit. Doch noch stellt dieser Wandel eine Herausforderung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) dar.
Der Umgang mit Daten ist immer noch und immer wieder ein Erfolgsfaktor für Unternehmen. Mit der digitalen Transformation steigt nicht nur die Menge, sondern auch die Komplexität und der Wert von Daten. Die richtigen Informationen und Daten schnell, sicher und jederzeit auffinden zu können und verfügbar zu machen, diese verknüpfen und auswerten zu können, ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Auch die Sicherung und Archivierung von Daten kann entscheidend dazu beitragen, ob ein Unternehmen zukunftsfähig ist.
Die Befragten: Von Old School bis digitalisiert
In der Studie „Digitalisierung im Mittelstand – Dokumenten-Management-Systeme für KMUs“ hat das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ermittelt, wie viele KMU Dokumenten-Management-Systeme (DMS) einsetzen und in welchen Bereichen diese Systeme Anwendung finden. Die Befragten, die ein DMS nutzen, schätzen insbesondere den schnellen Zugriff auf Informationen (58%), die ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit (39%), die bessere Qualität der Informationen (38%), die Sicherheit von Daten-/Informationsverlust (35%), die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren (32%), die Senkung von Aufwand und Kosten (31%) sowie die verbesserte Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (29%).
Die 65% der Befragten ohne DMS sind überzeugt, langfristig nicht ohne DMS auszukommen. Hier wird insbesondere eine mögliche Zeitersparnis für Archivierung und Suche als Vorteil gesehen. 25% der Befragten sind bereit, 20.000 € für die Einführung eines DMS Systems zu investieren. Mehr als 100.000 € würden nur 7% der Befragten investieren.
DMS erleichtern Verwaltungsaufwand massiv
„Die Studie bestätigt unsere Erfahrung aus Projekten, dass viele mittelständische Unternehmen DMS wollen und brauchen, es ihnen aber an Ressourcen für umfangreiche Analysephasen fehlt“ resümiert Mirjana Stanisic-Petrovic, die das DMS-Zentrum am Fraunhofer IAO leitet. Dieses unterstützt KMU mit erprobten Vorgehensweisen und bewährten Methoden dabei, DMS in Unternehmen passgenau auszuwählen und einzuführen. (fh/iovolution)
Inhalt:
Informationen und Unterlagen müssen zunehmend immer öfter und schneller den unterschiedlichsten Personen zugänglich gemacht werden, das gilt in der Zwischenzeit auch für mittelständische Unternehmen. Auch hier gilt: Komplexe Cloudlösungen, schneller Datentransfer, gemeinsames Arbeiten ohne Rücksicht auf Zeitzonen oder den geografischen Standort – Daten und Informationen müssen jederzeit und überall zugänglich sein. Doch können diese Anforderungen von Unternehmen, ihren Verwaltungen und Mitarbeitern bewältigt werden? Und: Welchen Unterschied macht es, ob ein Unternehmen Informationen und Daten schnell, sicher und jederzeit verfügbar machen kann, und ergibt sich hier ein Wettbewerbsvorteil?
Mehr Informationen: Digitalisierung im Mittelstand (PDF)
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