Neuste Erkenntnisse einer Bitkom-Erhebung zeigen: Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung der Deutschen stark beschleunigt. Rechnungen, Verträge, Bankunterlagen und Co. speichern inzwischen rund die Hälfte der Befragten digital ab.

Abschied vom Papierberg: Fast die Hälfte der Bevölkerung digitalisiert Dokumente

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Neuste Erkenntnisse einer Bitkom-Erhebung zeigen: Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung der Deutschen stark beschleunigt. Rechnungen, Verträge, Bankunterlagen und Co. speichern inzwischen rund die Hälfte der Befragten digital ab.

Beinahe jede zweite Person speichert ihre Dokumente inzwischen auch digital ab. Ganz gleich, ob es Post vom Bürgeramt, eine neue Rechnung oder gar wichtige Bankunterlagen sind. Dies zeigt eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom, welche unter 1.004 Personen ab 16 Jahren durchgeführt wurde. Der Studie zufolge scannen oder fotografieren 47 Prozent der Deutschen mindestens einen Teil der Papierdokumente, die sie aufbewahren wollen.

Von den Befragten tun dies 19 Prozent regelmäßig und 28 Prozent hin und wieder. Der Prozentsatz derjenigen, die ihre Dokumente digital abspeichern, ist in den vergangenen Jahren stark angestiegen: Vor vier Jahren, im Jahr 2017, hatten noch 73 Prozent der befragten Personen erklärt, noch nie Papierdokumente fotografiert oder eingescannt zu haben. Im Vergleich dazu, gaben dies nun nur noch 48 Prozent an.
 
Am liebsten digitalisieren die Deutschen ihre Unterlagen per Foto (69 Prozent) oder per Drucker und Scanner (61 Prozent). Im Vergleich nutzt nur rund ein Viertel der Befragten dafür spezielle Apps. Dennoch ist die Zahl an Aktenordnern, die Rechnungen, Verträge und Co. aufbewahren, in deutschen Haushalten entsprechend hoch: Beinahe acht Ordner besitzen die Bürger:innen jeweils im Schnitt. So gaben 42 Prozent der Befragten an, vier bis fünf Ordner zu Hause zu haben, bei 28 Prozent waren es sechs bis neun Ordner. 22 Prozent gaben an, sogar zehn oder mehr Aktenordner daheim zu haben.
Hinweis zur Methodik der Studie: 
Als Grundlage der Angaben diente eine Umfrage, welche Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 1.004 Personen ab 16 Jahren in einer repräsentativen Umfrage zu folgenden Fragestellungen befragt: „Wie viele Aktenordner mit privaten Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und ähnlichem haben Sie zu Hause stehen?“, „Haben Sie bereits Papierdokumente, die Sie aufbewahren möchten, selbst eingescannt oder mit dem Smartphone abfotografiert, um sie digital zu speichern?“ und „Auf welche Weise digitalisieren Sie Ihre Dokumente?“.

Warum der Papierverbrauch nicht sinkt

„Meterlange Regale mit dicken Aktenordnern werden schon sehr bald der Vergangenheit angehören“, betont Nils Britze, der Bereichsleiter für digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Mit modernen Scannern und innovativen Apps können alle schon heute problemlos Dokumente archivieren, organisieren und damit auch digital weiterverwenden. Wer seine Unterlagen regelmäßig digitalisiert und in einer sicheren Cloud speichert, ist damit auch auf der sicheren Seite, falls die Papierdokumente durch einen Wasser- oder Brandschaden zerstört werden.“
 
Aber wie kommt es, dass dennoch massenweise Drucker verkauft und jährlich rund 510.000 Tonnen Büropapier angeschafft werden, ein Verbrauch übrigens seit Beginn der Pandemie nicht gesunken ist – obwohl die Voraussetzungen für ein papierfreies Unternehmen eigentlich längst gegeben sind?
 
Die Antwort lautet: Die Digitalisierung ist in deutschen Unternehmen noch nicht ausreichend angekommen – trotz neuer Gesetze, einem steigenden Umweltbewusstsein und dem Umzug ins Home-Office. Dies zeigt auch eine 2020 von Bitkom durchgeführt Studie zum Thema Digitalisierung der Wirtschaft. So würden sich die 603 an der Studie teilnehmenden Unternehmen für ihre Digitalisierung auf einer Schulnoten-Skala gerade einmal eine 3,2, also “befriedigend”, geben. Das größte Bedenken, die gegen den Einsatz von neuen Technologien sprechen, sind dabei laut 79 Prozent der befragten Unternehmen die Anforderungen an den Datenschutz.

Gewohnheit als Grund für mangelnde Digitalisierung

Die Hauptursache für die mangelnde Digitalisierung dürften lange etablierte Gewohnheiten sein. Auch das Alter spielt eine entscheidende Rolle, ob und inwieweit Beschäftigte papierfrei arbeiten möchten und können. Ein Unternehmen, das heute beinahe komplett auf Papier verzichtet, ist das Münchner Versicherungsunternehmen Ottonova. In einem Bericht der Süddeutschen Zeitung betont Stefan Strobl, der für die digitalen Produkte von Ottonova zuständig ist, jedoch: “Unsere Zielgruppe sind vor allem Menschen unter 35. Die sind es gewohnt und haben auch das Bedürfnis, vieles digital zu erledigen”.
 
Der Hauptgrund dafür dürften langjährige Gewohnheiten sein: Inwieweit Beschäftigte ohne gedrucktes Papier arbeiten können und wollen, hängt auch von ihrem Alter ab. Zu den wenigen Unternehmen in Deutschland, die fast vollständig auf Gedrucktes verzichten, gehört das Münchner Versicherungsunternehmen Ottonova. “Unsere Zielgruppe sind vor allem Menschen unter 35. Die sind es gewohnt und haben auch das Bedürfnis, vieles digital zu erledigen”, sagt Stefan Strobl, der die digitalen Produkte von Ottonova verantwortet. Aber komplett ohne Papier komme das Unternehmen dennoch nicht aus, betont Strobl, “weil einige unserer Partner – zum Beispiel Behörden und Versicherungsmakler – teilweise noch analog kommunizieren”.

Das papierfreie Büro – doch bloß Utopie?

Komplett digital wird unsere Büroarbeit höchstwahrscheinlich niemals werden. Das papierlose Büro sollte viel mehr als eine Zielbeschreibung dienen, als eine Vorstellung der aktuellen Realität. Schließlich arbeiten manche Menschen ganz einfach gerne mit Papier. Solange dies nicht zu einem großen Mehraufwand oder exzessiven Papierverbrauch führt, sollte dies auch kein Problem darstellen. (bitkom/sz/futureorg/iovolution)

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