Digitalisierung ist für viele Unternehmen kein neues Thema. In kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt es aber häufig am Know-how, um solche Lösungen zu etablieren. Dazu veröffentlicht der Bitkom den neuen Leitfaden „Das Digital Office aus der Cloud.“ Das Ziel: Abhilfe schaffen und Beispiele für entsprechende Angebote aus der Cloud liefern.

Digitales Büro: „Vom Keller in die Cloud“

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Digitalisierung ist für viele Unternehmen kein neues Thema. In kleinen und mittelständischen Unternehmen fehlt es aber häufig am Know-how, um solche Lösungen zu etablieren. Dazu veröffentlicht der Bitkom den neuen Leitfaden „Das Digital Office aus der Cloud.“ Das Ziel: Abhilfe schaffen und Beispiele für entsprechende Angebote aus der Cloud liefern.

Online am selben Dokument arbeiten, statt Aktenordnern die Ablage digital organisieren oder Rechnungen elektronisch erstellen und versenden – die Corona-Pandemie hat in vielen Unternehmen zu einem Digitalisierungsschub geführt. Für KMU ist es oft eine Herausforderung, digitale Lösungen einzusetzen. Der neue Leitfaden „Das Digital Office aus der Cloud“ des Digitalverbands Bitkom bietet Anwendungsbeispielen und Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz mit Fokus auf die Cloud.

Cloud-Trend im Mittelstand

Die Bedeutung der Cloud betonte auch Michael Vetter, Geschäftsführer von Iodata GmbH, in einem exklusiven Interview für iovolution. Cloud ist nach seiner Ansicht nicht nur ein wichtiger Trend der vergangenen Jahre: Sie soll auch ein zentrales Thema für die künftige Nutzung von Business Intelligence in Unternehmen sein. „Daran wird in nächsten Jahren kaum ein Unternehmen vorbeikommen. Die großen Unternehmen haben alle eine Cloud-Strategie, wodurch Daten raus aus dem Keller geholt und in die Cloud gesetzt werden“, so Vetter.
 
Die Cloud könnte also in den kommenden Jahren zur Norm werden. Cloud-Technologien sind nämlich in mehreren Bereichen vorteilhaft, nicht zuletzt im Bereich Sicherheit. Deswegen werden sie auch für den Mittelstand attraktiv. Mit der Cloud hat man „unbegrenzte Kapazität“, erklärt Vetter. „Die Cloud kann sich für Peaks und Tiefpunkte in der Datenaufwand anpassen. Sie gibt den Entscheidern die Performance in dem Moment, wo sie sie benötigen.“ Die Umsetzung von Cloud-Technologien kann aber eine Herausforderung darstellen.
 
„Wer auf Cloud-Dienste setzt, muss nicht zu Beginn hohe Summen in Hardware und Lizenzen investieren, sondern zahlt für die Leistung, die genutzt wird – und die mit dem eigenen Bedarf mitwachsen kann“, sagt Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. „Dazu kommt, dass Digitalisierungsprojekte, die auf Cloud-Lösungen zurückgreifen, häufig schneller zu realisieren sind. In der Corona-Pandemie mit ihren wirtschaftlichen Folgen für viele Unternehmen ist Zeit ein wichtiger Faktor.“

Cloud-Nutzung für ein digitales Büro

Der Leitfaden des Bitkom widmet sich nach einer kurzen Einführung über die Bedeutung von Geschäftsprozessen drei Hauptanwendungen im digitalen Büro: dem Kundenbeziehungsmanagement (CRM), der Ressourcenplanung (ERP) und dem Dokumenten- und Workflowmanagement (ECM). Dabei geht es jeweils um konkrete Anwendungsmöglichkeiten, etwa um den Einsatz von CRM-Systemen im Vertrieb oder im Projektmanagement, den ERP-Einsatz bei Beschaffung oder Rechnungsbearbeitung oder die Nutzung von ECM für Archivierung oder Vertragsmanagement.
 
Ein gesondertes Kapitel befasst sich praxisnah mit den Anforderungen an die Cloud-Nutzung für das Digital Office: Welche Vorgaben des Datenschutzes sind zu erfüllen? Wie lässt sich die Sicherheit in der Cloud gewährleisten? Und welche Bedeutung haben die Migration bestehender Anwendungen und ihrer Daten sowie Schnittstellen zu Unternehmenslösungen, die nicht in die Cloud verlagert werden? „Cloud-Lösungen können ein Treiber der Digitalisierung in den Unternehmen sein“, so Britze. „Das Digital Office gewährleistet die ortsunabhängige und medienbruchfreie Zusammenarbeit und liefert damit einen konkreten Beitrag zur Wertschöpfung.“(bitkom/futureorg/iovolution)

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